Funções Básicas de um Sistema de Gestão de Estoques

Para ter os materiais necessários na quantidade, local e tempo esperados, é fundamental contar com um bom sistema de gestão de estoques. Seguir um esquema de organização permite valorizar os clientes, evitar atrasos, reclamações e prejuízos, e ajudar a planejar corretamente a produção.

A matéria-prima, o material em processo e o produto final podem ficar em estoques diferentes. No entanto, a organização destes estoques não pode ser vista de forma independente. As decisões tomadas para um determinado estoque afetam diretamente o funcionamento dos demais.

A falta de gestão ou uma gestão inadequada pode resultar em perda de tempo, falta de confiança de funcionários, fornecedores e clientes e, até mesmo, o fechamento da empresa. Podemos dividir as funções básicas de gestão de estoque em quatro tópicos: programação, distribuição, aquisição e estocagem.

1.Programação

2.Aquisição

3.Estocagem

4.Distribuição

Programação e distribuição

Primeiramente, é necessário definir e programar os objetivos a serem alcançados, estabelecendo padrões para utilizar como guias. Programe:

a) Metas da empresa em relação ao tempo de entrega dos produtos;

b) Definir o número de itens que devem permanecer no estoque;

c) Manter inventários organizados e completos;

d) Controlar quantidades de entrada e de retirada, além de valores e informações;

e) Determinar prazos para reabastecer os produtos.

Para organizar a distribuição das vendas, na maioria das vezes é necessário gerenciar uma carteira de pedidos. Este documento deve ser composto pelos pedidos confirmados por clientes, e deve mostrar dados detalhados de cada pedido. É fundamental controlar o que cada cliente pediu, qual a quantidade e a data de entrega.

É fundamental estabelecer um tempo de reposição, para assim, calcular o estoque mínimo. Para isso, deve-se considerar as datas e metas da distribuição. Outro fator essencial, é calcular o tempo que o material levará para ser entregue ao almoxarifado da empresa.

Esse tempo pode ser calculado com três fatores: a data de emissão do pedido, o tempo necessário para a preparação do pedido e o tempo do transporte do material solicitado. É necessário ser realista com estes prazos e se preparar para evitar atrasos e falta de materiais estocados.

O centro de distribuição é responsável pelo recebimento de mercadorias, conferência de pedidos, separação de pedidos, embalagem, movimentação e entrega. Os volumes devem ser claramente identificados para evitar trocas de produtos.

Aquisição e estocagem

A base fundamental da aquisição pode ser respondida ao se questionar o o quê se quer comprar, para que serve tal produto e quem será o público-alvo. Em seguida, deve-se levar em consideração o custo-benefício, pesquisando as características do material e o custo da compra.

A gestão da estocagem começa pela classificação dos materiais. Os critérios utilizados nesta etapa são o tamanho, peso, tipo, forma, dimensão e outras particularidades de cada produto. É importante definir classificações claras e objetivas, de forma a evitar dúvidas e agilizar o processo de produção.

Pode-se definir a estocagem em permanente ou provisória, visto que alguns materiais são sempre necessários e não podem faltar no estoque. Os materiais de estocagem provisória são guardados por pouco tempo, apenas enquanto são necessários.

Disponível: TS Estoque

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