Para ter os materiais necessários na quantidade, local e tempo
esperados, é fundamental contar com um bom sistema de gestão de estoques.
Seguir um esquema de organização permite valorizar os clientes, evitar atrasos,
reclamações e prejuízos, e ajudar a planejar corretamente a produção.
A matéria-prima, o material em processo e o produto final podem ficar
em estoques diferentes. No entanto, a organização destes estoques não pode ser
vista de forma independente. As decisões tomadas para um determinado estoque
afetam diretamente o funcionamento dos demais.
A falta de gestão ou uma gestão inadequada pode resultar em perda de
tempo, falta de confiança de funcionários, fornecedores e clientes e, até
mesmo, o fechamento da empresa. Podemos dividir as funções básicas de gestão de
estoque em quatro tópicos: programação, distribuição, aquisição e estocagem.
1.Programação
2.Aquisição
3.Estocagem
4.Distribuição
Programação e distribuição
Primeiramente, é necessário definir e programar os objetivos a serem alcançados, estabelecendo padrões para utilizar como guias. Programe:
a) Metas da empresa em relação ao tempo de entrega dos produtos;
b) Definir o número de itens que devem permanecer no estoque;
c) Manter inventários organizados e completos;
d) Controlar quantidades de entrada e de retirada, além de valores e
informações;
e) Determinar prazos para reabastecer os produtos.
Para organizar a distribuição das vendas, na maioria das vezes é
necessário gerenciar uma carteira de pedidos. Este documento deve ser composto
pelos pedidos confirmados por clientes, e deve mostrar dados detalhados de cada
pedido. É fundamental controlar o que cada cliente pediu, qual a quantidade e a
data de entrega.
É fundamental estabelecer um tempo de reposição, para assim, calcular o
estoque mínimo. Para isso, deve-se considerar as datas e metas da distribuição.
Outro fator essencial, é calcular o tempo que o material levará para ser
entregue ao almoxarifado da empresa.
Esse tempo pode ser calculado com três fatores: a data de emissão do
pedido, o tempo necessário para a preparação do pedido e o tempo do transporte
do material solicitado. É necessário ser realista com estes prazos e se
preparar para evitar atrasos e falta de materiais estocados.
O centro de distribuição é responsável pelo recebimento de mercadorias,
conferência de pedidos, separação de pedidos, embalagem, movimentação e
entrega. Os volumes devem ser claramente identificados para evitar trocas de
produtos.
Aquisição e estocagem
A base fundamental da aquisição pode ser respondida ao se questionar o
o quê se quer comprar, para que serve tal produto e quem será o público-alvo.
Em seguida, deve-se levar em consideração o custo-benefício, pesquisando as
características do material e o custo da compra.
A gestão da estocagem começa pela classificação dos materiais. Os
critérios utilizados nesta etapa são o tamanho, peso, tipo, forma, dimensão e
outras particularidades de cada produto. É importante definir classificações
claras e objetivas, de forma a evitar dúvidas e agilizar o processo de
produção.
Pode-se definir a estocagem em permanente ou provisória, visto que
alguns materiais são sempre necessários e não podem faltar no estoque. Os
materiais de estocagem provisória são guardados por pouco tempo, apenas
enquanto são necessários.
